Executive Assistant

Business unit
Direzione generale
Sedi
Italia/Genova
Waddi Srl, società specializzata nella ricerca e selezione del personale, ricerca per una prestigiosa realtà internazionale operante nel settore assicurativo marittimo un/una Senior Executive Assistant

Il ruolo e il contesto         
Entrerai a far parte dell’Executive Office di una storica realtà internazionale appartenente a un importante gruppo multinazionale, operante in un contesto altamente relazionale e caratterizzato da costanti interazioni con stakeholder, clienti, partner e istituzioni a livello globale.

La risorsa sarà inserita in un team e riporterà direttamente alla Senior Executive Assistant, supportando quotidianamente CEO e Chairman nella gestione delle attività organizzative, operative e amministrative.

Si tratta di un ruolo strategico, che richiede non solo eccellenti competenze di segreteria di alta direzione, ma anche la capacità di comprendere il business, anticipare le esigenze del Top Management e muoversi con autorevolezza all'interno di un contesto complesso.

Attività principali
La persona selezionata si occuperà di:
  • Gestire le agende, gli appuntamenti e le priorità di CEO e Chairman.
  • Filtrare e coordinare il flusso di email, telefonate e richieste in ingresso.
  • Organizzare meeting, riunioni istituzionali e commerciali curandone tutti gli aspetti organizzativi e logistici.
  • Predisporre report, presentazioni, verbali e minute in lingua inglese e, ove necessario, francese.
  • Coordinare viaggi e trasferte nazionali e internazionali, inclusa la gestione di voli, hotel, trasferimenti, visti, documentazione e programmi fedeltà.
  • Monitorare scadenze, follow-up e attività assegnate al Top Management, assicurandone il corretto avanzamento.
  • Supportare l'organizzazione di eventi aziendali, convention, incontri istituzionali e iniziative dedicate a clienti e partner.
  • Curare la predisposizione e l'aggiornamento di documentazione manageriale, database, organigrammi e reportistica direzionale.
  • Gestire attività di personal assistance a supporto del CEO, del Chairman e dei relativi nuclei familiari, occupandosi del coordinamento di esigenze personali, pratiche amministrative e organizzative.
  • Collaborare allo sviluppo di progetti speciali e iniziative strategiche richieste dal Top Management.

Il profilo ideale
Cerchiamo un/una professionista con una consolidata esperienza nel ruolo, capace di inserirsi in un ambiente strutturato mantenendo il giusto equilibrio tra discrezione, autorevolezza e spirito collaborativo.
La figura ideale possiede una forte intelligenza relazionale, sa leggere i contesti organizzativi con sensibilità e comprende l'importanza di costruire relazioni di fiducia durature con il management e con i colleghi.
È inoltre una persona curiosa, interessata a comprendere il business aziendale e ad andare oltre la mera gestione operativa delle attività, diventando un vero punto di riferimento per il Top Management.

Requisiti e competenze tecniche
  • Laurea preferibilmente in discipline economiche, linguistiche o umanistiche.
  • Esperienza di almeno 10 anni in ruoli analoghi presso aziende strutturate e caratterizzate da relazioni internazionali.
  • Inglese fluente (livello C1/C2) sia scritto che parlato.
  • Buona conoscenza della lingua francese (livello B2 o equivalente), con disponibilità ad approfondirne ulteriormente l'utilizzo professionale.
  • Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Teams.
  • Esperienza nella gestione di agende complesse, viaggi internazionali, reportistica e supporto diretto al Top Management.
  • Capacità di redigere verbali e minute professionali in lingua straniera.
  • Elevata capacità organizzativa e gestione simultanea di attività multiple e priorità differenti.

Competenze personali
Riservatezza e affidabilità assolute.
Standing professionale adeguato a un ruolo di rappresentanza.
Forte orientamento al servizio.
Precisione e attenzione ai dettagli.
Proattività e problem solving.
Flessibilità organizzativa e disponibilità a gestire situazioni non pianificate.
Capacità di lavorare in team e di relazionarsi efficacemente con interlocutori di diverso livello.
Curiosità verso il business e interesse ad approfondire dinamiche e processi aziendali.
Equilibrio, maturità professionale e capacità di adattarsi a contesti relazionali complessi.

Cosa ti offriamo
Inserimento in una realtà internazionale e strutturata.
Retribuzione annua lorda compresa tra 40.000,00 e 50.00,00 euro, commisurata all'esperienza maturata.
CCNL: Terziario, Distribuzione e Servizi.
Benefit: buoni pasto 10,00 euro, Welfare aziendale, convenzioni dedicate, contributo per abbonamento ai trasporti pubblici, Check-up medico annuale gratuito, supporto al benessere psicologico, corsi fitness e yoga e bonus asilo nido.

Vuoi entrare in un’azienda solida e orientata al futuro?   
Candidati subito e scopri come Waddi può aiutarti a realizzare la tua prossima sfida professionale.
 
Affidarsi a Waddi significa avere un partner che ti accompagna in ogni fase del processo di selezione, con un approccio trasparente, professionale e orientato alla valorizzazione del tuo talento.
Il nostro obiettivo è presentarti a realtà d’eccellenza e offrirti un percorso costruito sulle tue reali competenze e aspirazioni.
La presente offerta garantisce pari opportunità a tuttə, indipendentemente da genere, etnia, orientamento sessuale, età o disabilità, nel pieno rispetto delle normative vigenti (L. 903/77; D.Lgs. 198/2006; D.Lgs. 215/03; D.Lgs. 216/03 e Direttiva UE 2023/970 – Trasparenza Retributiva (in vigore dal 2026).
In conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), invitiamo tuttə i/le candidatə a prendere visione dell’informativa privacy disponibile al link:
https://waddisrl.sites.altamiraweb.com/privacy
Waddi S.r.l. – Aut. Min. 0000413.09-10-2025


 
Indietro
Business unit
Direzione generale
Sedi
Italia/Genova